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Gérer mes Epass – Cours à l’unité ​

En bref ​

Pour que les cours à la carte (Epass) fonctionnent correctement, vous devez créer un format de vente “cours à l’unité” et l’associer aux bons tarifs (souvent avec un tarif à 0 € pour les réservations via Epass).
Ce guide vous aide à choisir le bon paramétrage selon que vous vendez des cours à l’unité uniquement via Epass ou aussi à l’unité sans Epass.

Où le trouver ​

Dashboard > Paramétrage > Epass
et côté cours : Planning > Atelier > Formats de vente

Étapes simples ​

  1. Créer un format de vente “cours à l’unité” sur l’atelier concerné
  2. Régler les options clés (limite de dates consécutives / réservable seulement par Epass / type d’affichage)
  3. Associer les bons tarifs (dont un tarif 0 € si réservation via Epass), puis tester côté élèves

À retenir ​

  • Un Epass permet de réserver des séances “à l’unité” avec des crédits.
  • Pour que la réservation décompte correctement les crédits :
    • créez un format “cours à l’unité”
    • activez l’option Limiter la réservation à un nombre de dates consécutives
  • Si le cours à l’unité est réservable via Epass, prévoyez souvent un tarif 0 € pour éviter un double paiement (car l’élève paie déjà la carte).

1) Créer un format “cours à l’unité” ​

Pour permettre la réservation via Epass, vous devez créer un format de vente “cours à l’unité” sur vos ateliers (en plus des formats Année/Trimestre si vous en avez).

➡️ Guide : Créer les formats de vente de mon atelier

Option indispensable (décompte des crédits) ​

Dans le format “cours à l’unité”, cochez : Limiter la réservation à un nombre de dates consécutives

Cela empêche un participant de réserver plusieurs dates consécutives d’un coup, et permet de décrémenter correctement les unités restantes.

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2) Choisir l’affichage du cours à l’unité (où il apparaît sur le planning) ​

Vous avez deux choix d’affichage pour vos cours à l’unité :

Option A — Même onglet que le planning annuel ​

Choisissez le type Cours annuel/Trimestriel
➡️ Le cours à l’unité apparaîtra au même endroit que le planning annuel.

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Option B — Onglet séparé (séance ponctuelle) ​

Cochez Séance ponctuelle
➡️ Le cours à l’unité sera affiché dans un onglet séparé.

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3) Choisir votre cas (tarifs + réservation via Epass) ​

Cas 1 — Cours à l’unité uniquement via Epass ​

Objectif : empêcher la réservation à l’unité si l’élève n’a pas de carte.

Dans le format “cours à l’unité” :

  1. Cliquez sur Voir toutes les options (si nécessaire)
  2. Cochez Réservable seulement par Epass

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⚠️ Tarif à associer
Un format de vente doit avoir un tarif.
Dans ce cas, créez et associez un tarif nul (0 €) pour éviter que l’élève paie le cours à l’unité en plus du tarif de l’Epass.

Cas 2 — Cours à l’unité + Epass (les deux coexistent) ​

Objectif : proposer le cours à l’unité, et laisser les détenteurs d’Epass réserver avec leurs crédits.

Prérequis :

  • un tarif “cours à l’unité” (payant)
  • un tarif “réservation via Epass” à 0 € (pour ne payer que la carte)

Dans le format “cours à l’unité” :

  1. Associez les deux tarifs (payant + 0 €)

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✅ Le système proposera automatiquement le tarif adapté selon que l’élève a un Epass (0 €) ou réserve à l’unité sans carte (tarif payant).

✅ Vérifier que c’est OK ​

  • Côté admin :
    • le format “cours à l’unité” existe et contient les bonnes options (limite dates consécutives, etc.)
    • les tarifs associés sont cohérents (dont 0 € si réservation via Epass)
  • Côté élève :
    • sans Epass : impossible de réserver si “réservable seulement par Epass” (cas 1)
    • avec Epass : réservation possible et tarif à 0 € (cas 1 ou cas 2)
    • le cours apparaît dans le bon onglet (annuel ou ponctuel)

Erreurs fréquentes (et comment les éviter) ​

  • L’élève paie deux fois (cours + Epass)
    → vous avez oublié le tarif 0 € pour la réservation via Epass

  • Le crédit se décrémente mal → l’option “Limiter la réservation à un nombre de dates consécutives” n’est pas cochée

  • Le cours à l’unité apparaît dans le mauvais onglet → mauvais choix de type (annuel/trimestriel vs séance ponctuelle)

  • Un élève sans carte peut réserver → case “Réservable seulement par Epass” non cochée (cas 1)

Bonnes pratiques ​

  • Créez un tarif 0 € dédié aux réservations via Epass (nomenclature claire : “Réservation Epass – 0 €”).
  • Nommez vos formats de vente de façon explicite (ex. “Cours à l’unité – Epass”).
  • Testez le parcours côté élève :
    • sans carte
    • avec carte (Epass)
  • Si vous avez plusieurs offres, gardez une logique stable d’affichage (annuel vs ponctuel).

Dépannage rapide ​

  • Je ne vois pas l’option “Réservable seulement par Epass”

    • cliquez sur Voir toutes les options dans le format

  • L’élève est facturé alors qu’il a une carte

    • vérifiez l’association du tarif 0 € au format

  • Le cours à l’unité n’apparaît pas

    • vérifiez qu’il est publié (pas en brouillon) et qu’il a des dates futures (selon le format)

À lire ensuite ​