Annuler une inscription
En bref
Ce module vous permet d’annuler l’inscription d’un élève (cours, adhésion, licence, réductions, etc.) depuis son contrat.
La méthode dépend du paiement : sur place (chèque/espèces) ou en ligne (CB/SEPA). Si des paiements ont déjà eu lieu, une régularisation / remboursement peut être nécessaire.
Où le trouver
Dashboard > Finances > Suivi des paiements
➡️ Rechercher l’élève > 3 petits points > Achats (contrat)
Étapes simples
- Ouvrir le contrat : Finances > Suivi des paiements > Achats
- Annuler tous les produits liés à l’inscription (en respectant l’ordre)
- Vérifier l’échéancier et gérer la régularisation (remboursement / annulation des prélèvements futurs)
À retenir
- Pour annuler totalement une inscription, vous devez annuler tous les produits liés (cours, adhésion, licence, réductions…).
- Ordre important : commencez toujours par annuler les réductions.
- Si l’élève a payé en ligne et qu’il reste des échéances à venir, pensez à vérifier l’onglet Paiements.
- Si l’élève a déjà payé tout ou partie, vous devrez peut-être rembourser (selon la date du prélèvement).
Accéder au contrat (Achats)
Méthode recommandée :
- Allez dans Finances > Suivi des paiements
- Recherchez l’élève
- Cliquez sur les 3 petits points > Achats
Autres accès possibles :
- Recherche globale (haut du tableau de bord) > fiche > 3 petits points sur la réservation > Achats
Annuler l’inscription (produits)
Ordre d’annulation
Pour annuler totalement une inscription, commencez toujours par annuler la/les réductions.
Cas 1 — Paiement sur place (chèque, espèces, ANCV…)
- Dans Achats, sur le produit à annuler : 3 petits points > Annuler
- Vérifiez les informations
- Confirmez l’annulation
Le produit est annulé.
Répétez pour tous les produits, puis vérifiez que le contrat est bien à zéro (si annulation totale).
Cas 2 — Paiement en ligne (CB / SEPA)
2A) Il reste des prélèvements dans le futur
- Annulez les produits dans Achats comme dans le cas 1
- Vérifiez ensuite que l’échéancier (paiements futurs) est bien ajusté
2B) Il y a au moins un paiement en ligne déjà passé
- Dans Achats : 3 petits points sur le produit > Annuler
- Vérifiez les montants, puis confirmez
Prélèvements futurs
S’il reste des prélèvements à venir : allez dans Paiements, puis sur la ligne concernée : 3 petits points > Annuler.
Régularisation des montants (si l’élève a déjà payé)
Une annulation d’inscription entraîne souvent une annulation totale du montant du contrat.
Si l’élève a déjà payé une partie ou la totalité, une régularisation est nécessaire (remboursement ou ajustement).
Cas 1 — Le prélèvement date de moins d’un mois
Vous pouvez demander à Viviarto un remboursement direct à l’élève :
- Annulez d’abord les achats concernés
- Envoyez un email à [email protected]
- avec le numéro / lien de contrat (selon votre process)
- et le montant à rembourser
Viviarto effectue le remboursement puis l’enregistre dans le système.
Cas 2 — Le prélèvement date de plus d’un mois
Vous devez rembourser l’élève directement et enregistrer l’opération dans Viviarto via le module Paiement sur place.
➡️ Guide : Remboursement de mes élèves
✅ Vérifier que c’est OK
- Dans Achats, tous les produits concernés sont annulés (réductions incluses)
- Dans Paiements, les prélèvements futurs sont annulés si nécessaire
- Le total du contrat est cohérent (et la régularisation est traitée si paiement déjà passé)
- Le contrat ne remonte pas en “Erreur montants” (ou l’écart est corrigé)
Erreurs fréquentes (et comment les éviter)
J’annule un produit mais j’oublie la réduction
- ordre obligatoire : annulez les réductions en premier
Je laisse des prélèvements futurs actifs
- après annulation, contrôlez l’onglet Paiements
L’élève a déjà payé et je n’ai pas régularisé
- appliquez la procédure remboursement (moins d’1 mois : Viviarto / plus d’1 mois : sur place)
Bonnes pratiques
- Notez la raison d’annulation (interne) si vous suivez des justificatifs (ex. médical).
- Prévenez l’élève du résultat (annulation + modalités de remboursement si concerné).
- Après annulation, faites un contrôle rapide : Achats + Paiements + total contrat.
Dépannage rapide
Je ne trouve pas “Achats”
- passez par Finances > Suivi des paiements > élève > Achats
Le contrat n’est pas à zéro
- il reste un produit non annulé (souvent réduction/adhésion/licence) ou un paiement à régulariser
Je dois faire un remboursement
- suivez : Remboursement de mes élèves