Droit d’accès : Restreindre l’accès à une liste d’élèves prédéfinie
En bref
Le module Droit d’accès vous permet de limiter l’accès à un produit (tarif, format de cours, etc.) à une liste d’élèves que vous autorisez.
Pratique pour gérer une priorité d’inscription, des paiements sur place réservés à certains, ou l’attribution des cours avant l’ouverture des inscriptions.
Où le trouver
Dashboard > Gestion > Participants
➡️ Menu latéral : Droit d’accès
Étapes simples
- Choisir le type de restriction : visible pour tous (avec demande) ou visible uniquement pour les autorisés
- Ajouter les emails autorisés dans Liste et ajout (Tous / Juste un format)
- Valider (et optionnellement notifier), puis tester avec un compte élève concerné
À retenir
- La restriction s’appuie sur l’email du compte Viviarto de l’élève : il doit être strictement identique à l’email que vous autorisez.
- Deux modes existent :
- Restreint – visible pour tous : l’élève voit le produit mais doit demander l’accès
- Restreint – visible uniquement pour les autorisés : l’élève ne voit rien tant qu’il n’est pas autorisé
- Vous pouvez utiliser Droit d’accès pour :
- restreindre un tarif (ex. paiement chèque/espèces)
- donner une priorité d’inscription (anciens adhérents)
- attribuer des cours en amont (passage de niveau)
Les 2 types de restriction
Restreint – Visible pour tous
Les élèves voient le produit, mais doivent faire une demande. Vous approuvez ou refusez ensuite.Restreint – Visible pour les personnes autorisées
Les élèves ne voient le produit que si vous leur donnez l’accès.
Important
L’accès est lié à l’email du compte Viviarto de l’élève.
Utilisations fréquentes
1) Restreindre l’accès à un tarif spécifique (ex. paiement sur place)
Objectif : afficher un tarif, mais exiger votre autorisation avant utilisation.
Exemple : restreindre “Paiement par chèque / espèces / chèques-vacances”.
➡️ Guide (paramétrage tarif) :
Créer tous mes tarifs
Côté élève : ce qui se passe
- Le bouton Réserver apparaît, mais le tarif restreint est bloqué à l’étape 2.
- Un message indique que le tarif nécessite votre autorisation.
- L’élève fait une demande (téléphone + message)
Info
Vous pouvez afficher un message à côté du tarif via la description du tarif.
Côté admin : approuver / refuser
Quand une demande est faite :
- vous recevez une notification email
- la demande apparaît dans Droit d’accès > Demandes en attente
- Approuver : vous acceptez (et pouvez limiter à certains produits)
- Option : décocher “envoyer une notification” si vous préférez prévenir vous-même
- Vous pouvez modifier l’objet et le message proposé
- Refuser : vous rejetez la demande.
2) Donner une priorité d’inscription (ex. anciens adhérents)
Objectif : autoriser uniquement certains emails à accéder à une inscription avant l’ouverture générale.
- Préparez la liste d’emails autorisés
- Allez dans Droit d’accès > Liste et ajout
- Cliquez sur Ajouter des utilisateurs
- Collez la liste d’emails séparés par des virgules
- Sélectionnez Tous
- Option : activer l’envoi de notification
- Cliquez sur Ajouter
Important (email)
Si l’email autorisé est différent de l’email utilisé par l’élève pour créer son compte, Viviarto ne pourra pas le reconnaître.
Les deux emails doivent être identiques.
3) Attribuer les cours aux élèves en amont (ex. passage de niveau)
Objectif : préparer les inscriptions (ex. niveaux) avant ouverture, en envoyant aux élèves le lien exact du cours.
Recommandation : préparez un fichier Excel avec l’attribution cours/élèves.
- Allez dans Droit d’accès > Liste et ajout
- Triez votre Excel par cours/créneau
- Copiez la liste d’emails d’un même cours et collez-la (emails séparés par des virgules)
- Sélectionnez Juste un format
- Sélectionnez le cours, puis le format de vente correspondant au créneau
- Option : activer l’envoi de notification (l’élève reçoit un lien direct vers le panier pré-rempli)
- Cliquez sur Ajouter
Important (email)
Même règle : l’email autorisé doit être identique à l’email du compte Viviarto de l’élève.
✅ Vérifier que c’est OK
- Un élève autorisé voit le produit (ou peut réserver le tarif restreint)
- Un élève non autorisé :
- soit voit le produit mais doit faire une demande (mode “visible pour tous”)
- soit ne voit pas le produit du tout (mode “visible pour autorisés”)
- Les emails collés sont propres (pas d’espaces en trop, pas d’erreur)
Erreurs fréquentes (et comment les éviter)
“Je suis autorisé mais je ne vois rien”
- l’email ne correspond pas au compte Viviarto utilisé par l’élève
Je colle des emails mais ça ne marche pas
- vérifiez le séparateur : virgule
- supprimez les espaces avant/après les emails
Je veux limiter à un créneau précis, mais j’autorise trop large
- utilisez Juste un format (plus précis que “Tous” ou “Atelier”)
Bonnes pratiques
- Standardisez les emails : demandez aux familles d’utiliser toujours le même email (évite les blocages).
- Préparez vos listes sur Excel et conservez une colonne “email utilisé sur Viviarto”.
- Pour les priorités d’inscription : activez les accès quelques jours avant et testez avec un compte “élève”.
- Privilégiez “Juste un format” quand vous voulez une attribution stricte (niveau/créneau).
Dépannage rapide
L’élève ne peut pas accéder au tarif
- comparez l’email autorisé vs l’email du compte Viviarto
- vérifiez le mode de restriction choisi
Je ne reçois pas de demandes
- vous êtes peut-être en mode “Visible pour les personnes autorisées” (aucune demande possible)
Je veux qu’un élève puisse demander
- utilisez “Restreint – visible pour tous”