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Transférer un élève de cours ​

En bref ​

Si un élève s’est trompé lors de son inscription ou souhaite changer de cours, vous pouvez le transférer via la fonctionnalité Transférer le participant dans son contrat.
Le transfert met à jour les places (libère une place dans le cours A et réserve une place dans le cours B) et ajuste le contrat selon le mode de paiement.

Où le trouver ​

Dashboard > Finances > Suivi des paiements
➡️ Rechercher l’élève > 3 petits points > Achats

Étapes simples ​

  1. Ouvrir le contrat de l’élève : Finances > Suivi des paiements > Achats
  2. Sur le cours à déplacer : 3 petits points > Transférer
  3. Choisir le cours/format de destination, vérifier les montants, puis confirmer

À retenir ​

  • Le transfert se fait depuis Achats (contrat de l’élève).
  • Le système :
    • libère automatiquement une place dans le cours d’origine
    • réserve une place dans le cours de destination
  • Si le tarif du cours B est différent, une régularisation sera nécessaire (trop-perçu / restant dû).
  • En paiement en ligne, si tout est déjà payé, une ligne peut apparaître (remboursement ou restant dû).

Accéder au contrat de l’élève (Achats) ​

Méthode recommandée :

  1. Allez dans Finances > Suivi des paiements
  2. Recherchez l’élève
  3. Cliquez sur les 3 petits points > Achats

Autres accès possibles :

  • Recherche globale (haut du tableau de bord) > fiche acheteur > 3 petits points sur la réservation > Achats

Transférer un participant vers un autre cours ​

Une fois dans Achats :

  1. Sur la ligne du cours à transférer : 3 petits points > Transférer
  2. Indiquez si vous transférez vers un atelier :
    • avec des dates futures
    • ou uniquement des dates passées
  3. Sélectionnez :
    • le cours de destination
    • le format de destination
  4. Vérifiez les montants affichés
  5. Cliquez sur Transférer le participant

✅ L’élève est transféré vers son nouveau cours.

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Vigilance
Assurez-vous que les modalités du tarif cible (cours B) sont correctes avant de confirmer.

Spécificités selon le mode de paiement ​

Cas 1 — Paiement sur place (chèque, espèces, ANCV…) ​

Que les montants soient égaux ou non, le transfert suit le même principe :

  • transférer depuis Achats
  • sélectionner cours + format de destination
  • vérifier les montants
  • confirmer

Le contrat sera recalculé et vous gérerez la régularisation si besoin (voir section “Régulariser”).

Cas 2 — Paiement en ligne (CB ou prélèvement SEPA) ​

L’élève a des prélèvements à venir ​

Vous pouvez transférer comme dans le cas 1.
À la fin, vérifiez que l’échéancier futur s’est bien ajusté.

L’élève a déjà tout réglé ​

Vous pouvez transférer, mais l’échéancier peut créer automatiquement une ligne :

  • remboursement (si trop-perçu)
  • ou restant dû (si le nouveau cours coûte plus cher)

À savoir
Le restant dû peut apparaître en impayé (généré à la date du transfert).
Aucun frais de rejet ne s’applique : vous pouvez ensuite ajuster la date de prélèvement en accord avec l’acheteur.

Si le tarif cible est identique au tarif initial, aucune régularisation n’est nécessaire.
Si le tarif est différent, la régularisation sera indiquée dans l’échéancier.

Régulariser le montant après transfert (si tarifs différents) ​

Avant de finaliser, vérifiez si le cours B coûte plus cher ou moins cher que le cours A.

L’élève a trop payé (trop-perçu) ​

  • Paiement sur place : vous remboursez directement l’élève si tout a déjà été réglé.
    Si ce n’est pas entièrement réglé : souvent aucune action immédiate.
  • Paiement en ligne, tout payé :
    • dernier prélèvement < 1 mois : Viviarto peut rembourser par virement (sur demande)
    • dernier prélèvement > 1 mois : vous remboursez l’élève, puis Viviarto régularise le contrat

➡️ Contact régularisation : [email protected]

L’élève n’a pas assez payé (restant dû) ​

  • Paiement sur place : vous collectez le complément (ex. via paiement sur place)
  • Paiement en ligne, tout payé : une ligne d’échéancier supplémentaire peut être créée pour régler le complément
    Le complément est à collecter auprès de l’élève (selon votre organisation)

Pour enregistrer un paiement sur place :

✅ Vérifier que c’est OK ​

  • L’élève apparaît bien dans le cours B (et plus dans le cours A)
  • Les places ont été mises à jour (une place libérée + une place réservée)
  • Le contrat / échéancier est cohérent :
    • total correct
    • prélèvements futurs ajustés (si paiement en ligne)
    • régularisation visible si tarif différent

Erreurs fréquentes (et comment les éviter) ​

  • Je transfère mais l’élève “ne suit pas” les bonnes dates

    • vérifiez que vous avez choisi le bon format de destination

  • Le contrat devient incohérent

    • le tarif du cours B est différent : vérifiez la régularisation (trop-perçu / restant dû)

  • Je vois un impayé après transfert

    • normal si un restant dû est généré à la date du jour (paiement en ligne, tout payé)

Bonnes pratiques ​

  • Vérifiez le format de destination (Année/Trimestre/Stage) avant de transférer.
  • Informez l’élève si une régularisation est nécessaire (remboursement ou complément).
  • Après transfert, contrôlez toujours l’échéancier (paiement en ligne) ou le total du contrat (paiement sur place).

Dépannage rapide ​

  • Je ne trouve pas “Transférer”

    • vérifiez que vous êtes bien dans Achats sur la ligne du cours concerné

  • Je ne sais pas quoi faire si le montant change

    • consultez la section “Régulariser le montant”
    • si paiement en ligne totalement réglé : contactez Viviarto pour régularisation si remboursement nécessaire

  • Je dois encaisser un complément

À lire ensuite ​