Remboursement de mes élèves
En bref
Ce module vous permet de rembourser vos élèves, qu’ils aient payé en ligne (CB / SEPA) ou sur place (chèque, espèces, ANCV…).
Avant tout remboursement, assurez-vous que Achats et Paiements sont cohérents (produits annulés / échéancier à jour).
Où le trouver
Dashboard > Finances > Remboursements
et/ou Dashboard > Paiement sur place (pour enregistrer un remboursement “décaissé”)
Étapes simples
- Mettre à jour le contrat : annuler / ajuster les Achats pour que le total soit correct
- Identifier le cas : paiement en ligne ou sur place (et la date du dernier prélèvement)
- Effectuer le remboursement (via Viviarto ou en “paiement sur place décaissé”), puis vérifier les tableaux financiers
À retenir
- Un remboursement se fait toujours après la mise à jour des produits (Achats).
- Objectif : Achats = Paiements (sinon vous créez des “erreurs de montants”).
- Paiement en ligne :
- prélèvement < 1 mois : remboursement possible via Viviarto (sur demande)
- prélèvement > 1 mois : remboursement par vos soins + enregistrement dans le système
- Paiement sur place : vous enregistrez le remboursement comme un paiement sur place en mode Décaissé (si déjà encaissé).
Avant de rembourser : mettre le contrat à jour
Avant tout remboursement, annulez ou ajustez les produits concernés (cours, adhésion, licence, etc.), et si besoin, ajustez les prélèvements futurs.
➡️ Guide : Annuler une inscription
Important
Aucun remboursement ne doit être fait tant que les achats ne sont pas correctement mis à jour.
Rembourser un élève qui a payé en ligne (CB / SEPA)
Cas 1 — Dernier prélèvement datant de moins d’un mois
Vous pouvez demander à Viviarto d’effectuer un remboursement direct à l’élève.
- Vérifiez que les Achats sont à jour (produits annulés / corrigés)
- Envoyez un email à [email protected] avec le lien du contrat (obligatoire)
Comment récupérer le lien du contrat
- Cliquez sur Copier le lien de cette page (en haut à droite) depuis Contrat / Achats / Paiements
ou - Copiez l’URL de la page lorsque vous êtes dans l’onglet Achats du contrat
✅ Après traitement, Viviarto indique dans le système les montants remboursés et vous les constatez dans votre tableau de bord.
Cas 2 — Dernier prélèvement datant de plus d’un mois
Vous remboursez l’élève directement (en dehors de Viviarto), puis vous enregistrez l’opération dans le système pour que les tableaux financiers soient à jour.
Procédure (enregistrement) :
- Allez dans Paiement sur place
- Cliquez sur + Ajouter un paiement sur place
- Recherchez l’acheteur et cliquez sur Créer un paiement sur place
- Renseignez les informations en mettant le paiement en mode Décaissé (montant remboursé)
- Cochez Afficher les contrats terminés
- Cochez le contrat et renseignez le montant à rembourser
- Sauvegardez
Rappel
Assurez-vous d’avoir mis à jour les Achats avant de procéder au remboursement (cf. Annuler une inscription).
Rembourser un élève qui a payé sur place
Cas 1 — Vous avez encore le paiement “entre les mains”
Si vous n’avez pas encore encaissé le paiement :
- rendez simplement le paiement à l’élève
- supprimez le paiement sur place que vous aviez enregistré (si applicable)
Rappel
Assurez-vous d’avoir mis à jour les Achats (produits annulés/corrigés).
Cas 2 — Vous n’avez plus le paiement (déjà encaissé)
Vous devez enregistrer un remboursement “décaissé” dans le système :
- Allez dans Paiement sur place
- Cliquez sur + Ajouter un paiement sur place
- Recherchez l’acheteur puis Créer un paiement sur place
- Choisissez le mode Décaissé
- Cochez Afficher les contrats terminés
- Cochez le contrat et renseignez le montant à rembourser
- Sauvegardez
Bon à savoir
Les paiements sur place peuvent être encaissés ou décaissés : le mode “décaissé” sert à enregistrer les remboursements.
✅ Vérifier que c’est OK
- Les produits ont été annulés/corrigés dans Achats
- Le remboursement apparaît :
- soit via la régularisation effectuée par Viviarto (cas prélèvement < 1 mois)
- soit comme un paiement sur place Décaissé
- Les tableaux financiers sont cohérents (Suivi des paiements, tableau financier détaillé…)
- Le contrat n’apparaît pas (ou plus) dans Erreur montants
Erreurs fréquentes (et comment les éviter)
Je rembourse mais le contrat est incohérent
- Achats non annulés / échéancier non mis à jour avant le remboursement
Je ne sais pas si Viviarto peut rembourser
- vérifiez si le dernier prélèvement date de moins d’un mois
Je n’arrive pas à retrouver le lien du contrat
- utilisez Copier le lien de cette page sur Contrat/Achats/Paiements, ou copiez l’URL de l’onglet Achats
Bonnes pratiques
- Toujours faire la séquence : annuler produits → vérifier échéancier → rembourser → vérifier.
- Notez le montant remboursé et le mode (en ligne / sur place) dans vos procédures internes.
- Si doute sur l’impact, contrôlez Achats/Paiements et l’onglet Erreur montants après opération.
Dépannage rapide
Je ne vois pas l’option “Afficher les contrats terminés”
- vérifiez que vous êtes bien dans le module Paiement sur place lors de la création du paiement
Le remboursement n’apparaît pas dans les tableaux
- vérifiez que vous avez bien sauvegardé le paiement en mode Décaissé
- vérifiez que les achats ont été mis à jour avant
Je dois demander un remboursement à Viviarto
- envoyez un email à [email protected] avec le lien du contrat