Emails / SMS à mes élèves
En bref
Depuis l’onglet Emails / SMS, vous pouvez contacter vos élèves (et, si besoin, leurs responsables légaux) par email ou par SMS.
Vous sélectionnez les destinataires via plusieurs méthodes (par élève, par atelier, par format, par date…), puis vous rédigez et envoyez votre message.
Où le trouver
Dashboard > Gestion > Participants
➡️ Onglet Emails / SMS
Étapes simples
- Ouvrir Participants > Emails / SMS et choisir Email ou SMS
- Constituer la liste de destinataires (par élève / planning / atelier / format / date)
- Rédiger le message, vérifier les destinataires, puis Envoyer
À retenir
- Email : envoi illimité (selon votre offre) et idéal pour les infos détaillées.
- SMS : nécessite des crédits (packs), utile pour les messages courts et urgents.
- Vous pouvez :
- ajouter des responsables légaux (si présents dans les fiches)
- ajouter des destinataires externes (copie invisible en email / numéros manuels en SMS)
Envoyer un email
Par défaut, l’outil est positionné sur Email.
1) Choisir le type de recherche (comment sélectionner les destinataires)
Définissez comment vous souhaitez construire votre liste :
Par élèves : pour contacter un élève en particulier
→ tapez son nom/prénom, puis lancez la recherche.Planning : pour sélectionner directement un élément du planning
→ utile pour contacter les participants d’un atelier, d’un format ou d’une date.Par atelier : pour contacter tous les participants d’un ou plusieurs ateliers
→ cochez les ateliers concernés (vous pouvez en sélectionner plusieurs).Par format (format de vente) : pour cibler un créneau précis
→ sélectionnez l’atelier, puis le(s) format(s) (ex. “Mardi 19:00 — Année”).Par date : pour cibler une séance spécifique
→ sélectionnez atelier + format, puis la/les dates.
2) Vérifier / ajuster les destinataires
- Cochez les personnes à qui vous voulez envoyer le mail.
- Vous pouvez revenir sur une recherche précédente et décocher des destinataires.
Option : inclure les responsables légaux
Vous pouvez envoyer un mail aussi aux responsables légaux en cochant la case prévue à cet effet (elle apparaît si au moins un participant a un responsable légal).
Option : ajouter des emails en copie invisible
Vous pouvez ajouter des destinataires externes (non présents dans Viviarto) via Ajouter des emails en copie invisible.
3) Rédiger et envoyer
- L’expéditeur (email + nom de structure) est pré-rempli
- Renseignez l’objet et le contenu, puis envoyez
Envoyer un SMS
Pour passer en SMS, cliquez sur le bouton SMS (l’outil est par défaut sur Email).
Important (crédits SMS)
Les emails sont illimités, mais les SMS nécessitent des crédits.
Les packs sont de 500 SMS (27€ TTC). Pour ajouter des crédits : [email protected].
1) Choisir le type de recherche
Les mêmes méthodes que pour l’email sont disponibles :
- Par élèves / Planning / Par atelier / Par format / Par date
2) Sélectionner les destinataires
Cochez les destinataires dans la liste : ils apparaissent dans le bloc Destinataires.
Option : ajouter des numéros manuellement
Vous pouvez ajouter des numéros externes (ex. professeurs) en les saisissant manuellement, séparés par une virgule.
3) Rédiger et envoyer
- 160 caractères par message
- Cliquez sur Envoyer quand vous êtes prêt
Les élèves recevront le SMS avec les informations expéditeur configurées avec l’équipe Viviarto lors de l’activation du module.
✅ Vérifier que c’est OK
- La liste de destinataires est correcte (pas d’oubli, pas de doublon)
- Le canal est le bon (Email vs SMS)
- Le message est clair (objet précis en email / message court en SMS)
- Pour un SMS : vous avez suffisamment de crédits
Erreurs fréquentes (et comment les éviter)
J’ai envoyé au mauvais groupe
- faites toujours un contrôle du bloc “Destinataires” avant d’envoyer
Je ne trouve pas un cours / une date
- utilisez “Par format” ou “Par date” (plus précis que “Par atelier”)
SMS trop long
- restez sous 160 caractères (ou reformulez) et gardez les détails pour un email
Bonnes pratiques
- Utilisez l’email pour : documents, explications, règles, récapitulatif (plus lisible).
- Utilisez le SMS pour : urgence, rappel court, changement de salle/heure, annulation.
- Nommez vos objets d’email de manière standard :
- “Info cours – [Discipline] – [Jour] [Heure]”
- “Annulation – [Date] – [Cours]”
- Faites un test sur vous (ou un petit groupe) pour les messages importants.
Dépannage rapide
Je ne vois pas l’onglet Emails/SMS
- vérifiez que vous êtes dans Gestion > Participants
Je ne peux pas envoyer de SMS
- vérifiez vos crédits, puis contactez [email protected]
Un élève ne reçoit pas le message
- vérifiez l’email / téléphone dans sa fiche
- testez en envoyant à un autre destinataire