Ajout ou suppression d’un produit
En bref
L’onglet Achats permet d’ajouter ou de supprimer des produits sur le contrat d’un élève (réduction, licence, adhésion, cours…).
La méthode dépend surtout du mode de paiement (en ligne / sur place) et de l’état des paiements (déjà réglé, partiellement réglé, à venir).
Où le trouver
Pour accéder au contrat via Achats (le plus courant) :
Dashboard > Finances > Suivi des paiements
➡️ Rechercher l’élève > 3 petits points > Achats
Étapes simples
- Ouvrir le contrat de l’élève via Finances > Suivi des paiements > Achats
- Ajouter un produit (Ajouter un produit) ou supprimer un produit (Annuler)
- Vérifier l’impact sur le contrat (échéancier / montants) puis confirmer
À retenir
- Ajouter/supprimer un produit modifie le contrat et peut impacter l’échéancier.
- Si l’élève a déjà payé 100% en ligne, certaines modifications génèrent une ligne “remboursement” et nécessitent une correction par Viviarto.
- Si vous annulez plusieurs produits dont une réduction : annulez toujours la/les réductions en premier.
Accéder au contrat de l’élève (onglet Achats)
Méthode recommandée
- Allez dans Finances > Suivi des paiements
- Recherchez l’élève (barre de recherche)
- Cliquez sur les 3 petits points à côté de son nom
- Cliquez sur Achats
Autres accès possibles
- Depuis une ligne de réservation : 3 petits points > Achats
- Via la recherche globale (haut du tableau de bord) : rechercher l’élève > ouvrir sa Fiche (si disponible)
Ajouter un produit
Vous pouvez ajouter :
- une réduction
- une licence
- une adhésion
- un atelier / cours … après l’inscription de l’élève.
La logique est similaire quel que soit le produit.
Étapes (principe)
- Dans Achats, cliquez sur Ajouter un produit
- Choisissez le type de produit (ex. Réduction, Réservation…)
- Sélectionnez l’élément à ajouter (et si nécessaire : participant, cours, format, tarif)
- Vérifiez le récapitulatif et cliquez sur Ajouter
Cas 1 — Paiement en ligne, déjà réglé à 100%
Dans ce cas, si l’élève veut ajouter un cours, il est souvent préférable de créer une nouvelle réservation plutôt que de modifier celle-ci.
Vous pouvez toutefois ajouter un produit via Ajouter un produit.
Exemple : ajouter une réduction
- Ajouter un produit
- Réduction
- Sélectionner la réduction
- Passez à l’étape suivante
- Vérifiez les montants
- Cliquez sur Ajouter
Important
Si l’élève a déjà réglé la totalité, vous ne pourrez pas modifier directement ses paiements.
Une ligne d’échéancier peut se créer (type remboursement). Dans ce cas, contactez Viviarto pour correction du contrat.
Cas 2 — Paiement en ligne, déjà payé en partie
Si l’élève a déjà payé une partie et souhaite ajouter un cours/produit :
- Ajouter un produit
- Choisissez le type (ex. Réservation)
- Sélectionnez :
- le participant
- le cours à ajouter + son format
- le tarif
- Passez à l’étape suivante
- Vérifiez les montants
- Cliquez sur Ajouter
✅ Le cours/produit est ajouté : vérifiez les montants dans l’échéancier.
Cas 3 — Paiement en ligne, prélèvements à venir
Si l’élève n’a pas encore été prélevé (paiements à venir), vous pouvez ajouter le produit :
les prélèvements futurs s’ajustent automatiquement.
➡️ Suivez les mêmes étapes que le Cas 2.
Cas 4 — Paiement sur place
Si l’élève paye sur place (pas de prélèvements en ligne), vous pouvez ajouter le produit.
➡️ Suivez les mêmes étapes que le Cas 2.
Supprimer un produit
Vous pouvez supprimer un cours ou un produit depuis le contrat (onglet Achats).
Exemple : supprimer un cours
- Sur la ligne du cours, cliquez sur les 3 petits points
- Cliquez sur Annuler
- Vérifiez les informations
- Confirmez l’annulation
Important
Si vous annulez plusieurs produits dont une réduction, annulez toujours la/les réductions en premier, avant les autres produits.
Info
Pour plus de détails sur l’annulation d’une réservation :
Annuler une inscription
✅ Vérifier que c’est OK
- Le produit apparaît (ou a disparu) dans l’onglet Achats
- L’échéancier et les montants sont cohérents après modification
- En paiement en ligne : les prélèvements futurs reflètent bien le nouveau total (si applicable)
Erreurs fréquentes (et comment les éviter)
Je n’arrive pas à corriger un contrat déjà payé à 100% en ligne
- Certaines corrections nécessitent une intervention (contact Viviarto)
Je supprime plusieurs éléments et les montants deviennent incohérents
- Annulez toujours la/les réductions en premier
Je ne retrouve pas “Achats”
- Passez par Finances > Suivi des paiements, puis 3 petits points > Achats
Bonnes pratiques
- Avant d’ajouter un cours sur un contrat déjà réglé, privilégiez une nouvelle réservation quand c’est possible.
- Après chaque modification, vérifiez l’échéancier (c’est votre contrôle qualité).
- Si une réduction est concernée, traitez-la en premier en cas d’annulation multiple.
Dépannage rapide
Je ne vois pas le bouton “Ajouter un produit”
- Vérifiez que vous êtes bien dans l’onglet Achats du contrat
- Vérifiez vos droits d’accès (si vous êtes plusieurs sur le compte)
Les montants ne correspondent pas
- Vérifiez le tarif sélectionné / le format / le produit
- Vérifiez l’échéancier après l’ajout
- Si paiement 100% déjà réglé en ligne : contactez Viviarto
Je n’arrive pas à annuler
- Vérifiez si le produit est annulable dans votre situation (selon paiements/traçabilité)
- Consultez : Annuler une inscription
À lire ensuite
- Annuler une inscription
- Planning formateurs
- Gérer les réductions (codes / application)