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Contrat - Erreur montants ​

En bref ​

L’onglet Contrat – Erreur montants liste les contrats où il existe un écart entre le total des achats et le total des paiements/échéancier (souvent après une modification).
Il vous aide à repérer rapidement les contrats à corriger avant que l’écart ne devienne un impayé ou un remboursement oublié.

Où le trouver ​

Dashboard > Finances > Erreurs de montants

Étapes simples ​

  1. Ouvrir Finances > Erreurs de montants et repérer les contrats avec une différence
  2. Ouvrir le détail via 3 petits points > Contrat / Achats / Paiements pour comprendre l’origine
  3. Corriger en alignant Achats et Paiements (ou en régularisant : remboursement / paiement sur place / ajustement échéancier)

À retenir ​

  • Une “erreur de montants” = Achats ≠ Échéancier.
  • La cause la plus fréquente : lors d’une action (annulation, ajout…), vous avez coché une option du type ne pas modifier l’échéancier → achats modifiés sans mettre à jour les paiements.
  • Avant de corriger, identifiez si le paiement est :
    • déjà terminé (tout payé)
    • ou encore en cours (échéances futures)

Comprendre les colonnes du tableau ​

Le tableau affiche 3 indicateurs clés :

  • Total moins remboursement : basé sur l’échéancier (paiements planifiés), en tenant compte des remboursements
  • Total produits : total des achats (produits/cours/adhésions/réductions…)
  • Différence : l’écart à corriger entre achats et échéancier

Contrat erreur montants

Comprendre l’erreur sur un contrat ​

Pour visualiser le détail :

  1. Cliquez sur les 3 petits points en face du nom
  2. Ouvrez :
    • Contrat (vue globale + notes)
    • Achats (produits/cours)
    • Paiements (échéancier)

Sur la fiche contrat, consultez les notes : elles décrivent les actions effectuées.

Détail contrat achats paiements

Cause la plus fréquente
Une option “ne pas modifier l’échéancier” a été cochée : les achats ont changé, mais pas les paiements.

Corriger les erreurs (selon la situation) ​

Cas 1 — Le paiement est déjà terminé (tout payé) ​

Vos modifications n’affectent plus l’échéancier de la même façon.
Vous devez alors régulariser :

  • ajuster les achats pour qu’ils reflètent la réalité
  • puis :
    • rembourser si l’élève a trop payé
    • ou collecter un complément si l’élève n’a pas assez payé
      • parfois via un paiement sur place
      • ou via une intervention Viviarto selon la situation

Cas 2 — Le paiement est en cours (échéances futures) ​

Vous pouvez généralement corriger plus simplement :

  • réalignez les achats avec l’échéancier (ou l’inverse) en refaisant l’action correctement
  • exemple courant :
    • vous avez annulé un atelier par erreur en cochant une mauvaise case
    • réapprouvez l’achat (en décochant l’option qui bloque l’échéancier) pour revenir à l’état initial
    • puis annulez correctement pour que l’échéancier se mette à jour

✅ Vérifier que c’est OK ​

  • La colonne Différence revient à 0 (ou disparaît de la liste)
  • Le total des achats correspond au total de l’échéancier
  • Aucun montant “en trop” n’est oublié (remboursement) et aucun montant “manquant” n’est invisible (à collecter)

Erreurs fréquentes (et comment les éviter) ​

  • Je corrige les achats mais l’écart reste
    • vérifiez l’onglet Paiements : l’échéancier n’a peut-être pas été mis à jour
  • Je ne comprends pas d’où vient l’écart
    • lisez les notes du contrat (elles retracent les actions)
  • J’ai modifié un contrat en cochant “ne pas modifier l’échéancier”
    • c’est souvent la cause principale : vous avez créé un écart achats/paiements

Bonnes pratiques ​

  • Après toute action sur un contrat (annulation, ajout, transfert, changement tarif), faites un contrôle rapide :
    • Achats : total attendu ?
    • Paiements : échéancier cohérent ?
  • Évitez de cocher une option “ne pas modifier l’échéancier” sauf si vous savez précisément pourquoi.
  • Corrigez rapidement : un écart non traité devient souvent un remboursement oublié ou un impayé.

Dépannage rapide ​

  • Je ne sais pas quelle action a créé l’erreur

    • ouvrez Contrat et lisez les notes
    • comparez Achats vs Paiements

  • Je dois rembourser / collecter un complément

    • suivez les tutos liés (ci-dessous) selon le cas

  • Je ne parviens pas à remettre l’échéancier correct

    • si paiement déjà terminé, une régularisation peut nécessiter Viviarto (selon la situation)

À lire ensuite ​