Liste de présence – Liste d’appel, Feuille de présence
En bref
Viviarto vous permet d’accéder rapidement à vos listes d’appel / feuilles de présence, l’équivalent numérique de vos documents papier.
Selon vos options, vous pouvez soit consulter et modifier les appels réalisés, soit exporter une feuille (PDF/Excel) pour faire l’appel hors ligne.
Où le trouver
Dashboard > Quotidien > Check-in
Étapes simples
- Ouvrez Check-in > Liste de présence
- Sélectionnez l’atelier et la période (si demandé)
- Consultez / corrigez / exportez (PDF, Excel, CSV)
À retenir
- Il existe 3 usages selon votre abonnement :
- Liste de présence digitale – Interface professeur (appel fait par le prof)
- Liste de présence digitale – Interface superviseur (appel fait via Outil formateur)
- Sans liste digitale (export papier / Excel)
- Si le professeur fait l’appel sur mobile, vos données sont mises à jour en temps réel (si le module est actif).
Choisir votre cas d’usage
Cas 1 — Liste de présence digitale (interface professeur)
Objectif : le professeur fait l’appel depuis son compte Viviarto (souvent sur smartphone).
Vous consultez et corrigez ensuite côté administration.
➡️ Guide : Faire l’appel des élèves : Interface du Professeur
Consulter les appels (côté admin)
Dans Participants > Liste de présence, vous pouvez consulter les appels réalisés.
Corriger une présence / absence
Cliquez sur la case correspondant :
- au participant
- et au jour pour basculer l’état (présent/absent).
À savoir
Quand les professeurs font l’appel depuis leur smartphone, les présences/absences se mettent à jour en temps réel.
Rechercher et exporter
- Barre de recherche : pour trouver un élève rapidement
- Exports : PDF / Excel / CSV
Pour activer le module : Liste de Présence Digitale
Cas 2 — Liste de présence digitale (interface superviseur)
Objectif : vous faites l’appel vous-même depuis l’interface “professeur”, plus adaptée au mobile.
Principe :
- vous vous incluez dans la liste des professeurs (par exemple avec une nomenclature invisible côté planning comme “…”)
- vous associez tous les cours à votre profil
- vous gérez l’appel depuis Outil formateur (interface identique à celle des professeurs)
Cas 3 — Sans liste de présence digitale (mode papier / export)
Objectif : générer une feuille d’appel à imprimer ou un fichier Excel.
Exporter une feuille de présence
- Sélectionnez votre atelier
- Sélectionnez une date de début et une date de fin
Conseil : faites une période courte (sinon trop de dates sur une seule page)
- Cliquez sur Exporter (en haut à droite)
- Choisissez :
- PDF : pour imprimer et faire l’appel à la main
- Excel : pour saisir les présences de votre côté
✅ Vérifier que c’est OK
- Vous voyez bien le bon atelier et la bonne période
- Les présences/absences se mettent à jour quand vous cliquez dans la grille
- L’export PDF/Excel se génère correctement (et reste lisible)
Erreurs fréquentes (et comment les éviter)
- Je ne vois pas le bon atelier → mauvaise saison / mauvais filtre / atelier non sélectionné
- Les présences ne remontent pas (cas 1) → prof sur le mauvais compte (email privé) ou cours non associé au professeur
- Export illisible / trop long (cas 3) → période trop large (réduisez à 2–4 semaines)
Bonnes pratiques
- Exportez sur une période courte (2 à 4 semaines) pour des documents lisibles.
- Faites l’appel dans les 10 premières minutes du cours (moins d’oubli).
- Corrigez directement dans la grille pour éviter les décalages “papier vs logiciel”.
- Si vous utilisez la présence digitale : standardisez la règle “appel obligatoire” à chaque séance.
Dépannage rapide
Je ne vois pas le bon atelier
- Vérifiez la saison, les filtres et la sélection de l’atelier
Je n’arrive pas à exporter
- Testez un autre navigateur
- Réduisez la période
Les présences ne remontent pas quand le prof fait l’appel
- Vérifiez que le professeur utilise le bon compte (souvent l’email privé)
- Vérifiez l’association cours ↔ professeur dans : Planning formateurs