Enregistrer un dossier d’inscription « sur place »
En bref
Certains élèves ne souhaitent pas s’inscrire en ligne : vous pouvez enregistrer leur inscription à leur place depuis votre tableau de bord.
Vous créez (si besoin) l’acheteur, puis vous créez une réservation en suivant le même parcours qu’une inscription classique (cours, participant, tarif, produits, réduction, paiement, formulaires).
Où le trouver
Dashboard > Quotidien > Inscriptions
➡️ Onglet Ajout inscription
Étapes simples
- Ouvrir Quotidien > Inscriptions > Ajout inscription
- Créer l’acheteur (si nécessaire) puis cliquer sur Créer une réservation
- Suivre les étapes de réservation (cours → participant/tarif → produits → réduction → paiement → formulaires → validation)
Accéder au module “Ajout inscription”
L’enregistrement des inscriptions se fait depuis l’onglet Ajout inscription, accessible dans le menu latéral gauche.
Cas 1 — L’acheteur n’existe pas encore
Si l’élève (ou le parent) n’a jamais réservé via Viviarto, commencez par créer l’acheteur.
- Cliquez sur Créer un acheteur
Complétez les informations demandées
- Recommandé : renseigner un email valide (utile pour que l’acheteur reçoive vos emails/notifications).
- Si vous n’avez pas d’email : utilisez un email “fictif” (ex.
[email protected]) pour pouvoir enregistrer le dossier.
Cliquez sur Sauvegarder
✅ Une fois l’acheteur créé, passez au Cas 2.
Cas 2 — L’acheteur existe déjà
Ce cas s’applique si :
- vous venez de le créer (cas 1),
- il a déjà fait une inscription en ligne,
- ou vous avez déjà enregistré une inscription pour lui.
- Recherchez l’acheteur (nom / prénom / email) dans la barre de recherche
Pas besoin d’écrire tout le nom : les résultats remontent en temps réel.
- Cliquez sur Créer une réservation
Parcours de réservation (étapes)
Une fois dans le module de création de réservation, suivez les étapes ci-dessous.
Étape 1 — Sélectionner le cours et le format
- Sélectionnez l’atelier
- Sélectionnez le format de vente
Ensuite :
- soit vous cliquez sur Réserver pour passer à l’étape suivante,
- soit vous utilisez Ajouter une activité pour ce même élève (uniquement pour le même élève)
Conseil : terminez la réservation d’un élève avant de faire celle d’un autre.
Étape 2 — Participant & tarif
- Renseignez le participant (peut être l’acheteur lui-même ou un enfant)
- Sélectionnez le tarif correspondant (selon la situation et/ou le nombre d’activités)
Étape 3 — Produits additionnels
Cette étape permet d’ajouter des éléments obligatoires (adhésion, licence…) selon vos paramétrages.
Attention : l’élève peut avoir déjà payé une adhésion/licence sur une réservation précédente.
Étape 4 — Réduction (si applicable)
Renseignez un code de réduction si nécessaire, sinon continuez.
Étape 5 — Modalité & moyen de paiement
En accord avec l’acheteur, sélectionnez :
- la modalité de paiement
- le moyen de paiement
À noter
Lors d’une inscription sur place, les paiements en ligne ne sont généralement pas proposés (protection des données/confidentialité).
Étape 6 — Formulaires (participant puis acheteur)
Complétez les champs du formulaire.
Si le participant est déjà inscrit à un autre cours, certaines informations peuvent être pré-remplies.
Étape 7 — Terminer la réservation
Vérifiez le résumé, puis finalisez la réservation.
Étape suivante
Pour enregistrer les paiements de cette inscription :
Enregistrer le paiement sur place de mes élèves
Ajouter une date passée
Vous pouvez enregistrer une réservation sur un atelier dont la date est passée.
- Sélectionnez l’acheteur
- Cliquez sur Créer une réservation
- Cliquez sur Ajouter une date passée
Ensuite, sélectionnez le cours (format + date), puis suivez le parcours classique.
✅ Vérifier que c’est OK
- La réservation apparaît bien dans le contrat (Achats)
- Les produits obligatoires (adhésion/licence) sont cohérents (pas de doublon)
- Le moyen/modalité de paiement choisi correspond à ce qui a été convenu
- Vous pouvez ensuite enregistrer le paiement sur place si nécessaire
Bonnes pratiques
- Utilisez un email valide si possible (notifications, factures, messages…).
- Pour les familles : vérifiez bien qui est acheteur (payeur) et qui est participant (élève).
- Terminez toujours l’inscription d’un élève avant d’enregistrer celle d’un autre (évite les confusions).
- Si adhésion/licence est “1 par saison” : vérifiez si elle a déjà été payée sur une inscription précédente.
Dépannage rapide
Je ne retrouve pas l’acheteur
- testez avec une partie du nom ou de l’email (recherche “incomplète”)
- créez l’acheteur si nécessaire
Je ne vois pas le bon cours / format
- vérifiez que l’atelier est bien visible en interne (dates + formats)
- vérifiez la saison / le planning en cours
Je ne peux pas choisir un paiement en ligne
- c’est normal sur l’inscription “sur place” (confidentialité) : utilisez les paiements sur place