Gérer mes Epass
En bref
Un Epass est une carte multi-cours (crédits) qui permet aux élèves de réserver des séances à l’unité sur une liste définie par votre structure.
Ce guide vous accompagne pour créer vos Epass, les rendre visibles, suivre les acheteurs, exporter et corriger des cartes déjà vendues.
Où le trouver
Dashboard > Paramétrage > Epass
➡️ Ajouter / modifier une carte, gérer sa visibilité, exporter, consulter les acheteurs
Étapes simples
- Créer les tarifs de vos cartes (obligatoire)
- Créer l’Epass (crédits, validité, tarifs) et associer les cours/formats réservables
- Vérifier le statut (En vente/Brouillon/Expiré/Tarif manquant), puis tester côté élève
À retenir
- Un Epass fonctionne bien si :
- les cours réservables sont associés à des formats “cours à l’unité” adaptés
- les tarifs sont cohérents (attention au tarif 0 € pour les réservations via carte, selon votre modèle)
- Une carte peut être invisible pour 3 raisons principales :
- Tarif manquant
- Brouillon
- Expiré (date de fin de vente passée)
Qu’est-ce qu’un Epass ?
Un Epass est une carte achetée auprès d’une école donnant accès à plusieurs cours d’une ou plusieurs disciplines.
L’élève utilise ensuite ses crédits pour réserver des séances à l’unité (selon votre paramétrage).
Avant de créer : préparer votre offre
Avant de paramétrer vos Epass, clarifiez :
- combien de cartes vous proposez (2, 5, 10 séances…)
- combien de crédits par carte
- quelles disciplines/cours sont inclus
- le prix de chaque carte
- les modalités de paiement (à l’achat, en plusieurs fois…)
- moyens de paiement acceptés (en ligne / sur place)
Créer mon premier Epass
1) Créer les tarifs (obligatoire)
La première étape est la création des tarifs associés :
2) Ajouter un Epass
- Allez dans Paramétrage > Epass
- Cliquez sur Ajouter un Epass
3) Remplir les champs
Titre de l’Epass
Exemples :
- “Carte Epass — 5 séances”
- “Carte Epass — 5 séances Pilates”
Nombre de crédits
= nombre total de séances réservables avec la carte.
Date de fin de vente
= date après laquelle la carte ne peut plus être achetée.
Exemple : fin de saison 31/07, vente stoppée au 01/06.
Durée de validité
Deux options possibles :
- Par date fixe : la carte n’est utilisable que jusqu’à une date donnée (ex. 01/07)
- Par nombre de mois glissants : utilisable X mois après achat
Présentation de l’Epass
Expliquez clairement :
- disciplines incluses
- conditions d’utilisation
- règles éventuelles (annulation, validité, etc.)
Tarifs de l’Epass
Sélectionnez le(s) tarif(s) correspondant(s) à la carte.
Quels cours sont réservables avec cet Epass ?
Vous pouvez sélectionner :
- des cours
- des ateliers
- ou des formats (recommandé, plus précis)
✅ Recommandation : associez l’Epass aux formats de séances à l’unité (mieux adapté aux cartes).
- Cliquez sur Sauvegarder
Important
Répétez ce processus pour chaque carte Epass proposée.
Les cartes créées apparaissent ensuite dans la liste :
Statuts des cartes Epass
Les statuts vous indiquent pourquoi une carte est (ou non) achetable :
- Tarif manquant : aucun tarif associé → carte invisible côté élèves
- Brouillon : carte non visible (cadenas)
- Expiré : date de fin de vente atteinte → carte retirée
- En vente : carte visible et achetable
Rappel
Pour résoudre “Tarif manquant”, créez/associez un tarif :
Créer tous mes tarifs
Le brouillon peut être appliqué à la création ou sur une carte déjà en vente (modifier > cocher brouillon).
Exporter mes Epass
- Dans l’onglet Epass, cliquez sur Export
- Choisissez le format : Excel ou CSV
- Le fichier est téléchargé
Voir la liste des acheteurs
Option 1 (recommandée) : acheteurs d’une carte précise
- Sur la carte, cliquez sur les 3 petits points
- Cliquez sur Acheteurs
Option 2 : vue globale via Finances
- Allez dans Finances > Suivi des paiements
- Recherchez “Epass” dans la barre de recherche (ou filtrez selon votre interface)
Modifier un Epass déjà acheté par un élève (cas “crédits incorrects”)
Exemple : une carte “3 cours” a été créée par erreur avec “30 crédits”.
Même si vous corrigez la carte en paramétrage, vous devrez aussi ajuster les cartes déjà achetées.
- Allez dans Finances > Suivi des paiements
- Recherchez l’élève
- 3 petits points > Achats
- Sur la ligne Epass : 3 petits points > Modifier le Epass
- Ajustez le nombre de crédits (nombre total de séances)
- Cliquez sur Sauvegarder
✅ L’élève ne pourra réserver que le nombre de cours correspondant.
À savoir
Via la même zone (ligne Epass), vous pouvez aussi créer des réservations pour l’acheteur ou annuler des réservations effectuées.
✅ Vérifier que c’est OK
- La carte est en statut En vente (si vous souhaitez la vendre)
- Côté élève, l’Epass est visible et achetable
- Les cours proposés dans “Utiliser” correspondent à votre sélection (formats à l’unité)
- Les crédits se décrémentent correctement à chaque réservation
Erreurs fréquentes (et comment les éviter)
- Carte invisible → Tarif manquant / Brouillon / Expiré
- L’élève paie en plus du Epass pour réserver → tarif “réservation via Epass” à 0 € manquant (selon votre modèle)
- Les cours proposés ne sont pas les bons → association faite à l’atelier au lieu du format (ou mauvais format)
- Crédits incohérents après correction → cartes déjà vendues à corriger élève par élève
Bonnes pratiques
- Associez vos Epass à des formats “cours à l’unité” (plus fiable).
- Nommez clairement : “Epass 5 séances – 2025/2026”.
- Testez un parcours élève (achat + réservation + décompte).
- Exportez régulièrement vos Epass pour vérifier l’état (statuts, tarifs, validité).
Dépannage rapide
Statut “Tarif manquant”
- créez/associez un tarif : Créer tous mes tarifs
L’Epass n’apparaît pas côté élève
- vérifiez qu’il n’est pas en Brouillon et qu’il n’est pas Expiré
- vérifiez la date de fin de vente
Les cours à l’unité ne se réservent pas correctement
- vérifiez vos formats “cours à l’unité” :
Gérer mes Epass – Cours à l’unité
- vérifiez vos formats “cours à l’unité” :