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Comment ajouter, modifier et supprimer des cours d’essai dans votre planning ​

En bref ​

Les cours d’essai permettent de faire découvrir votre école avant l’inscription annuelle.
Dans Viviarto, un cours d’essai se gère via un format de vente (option Cours d’essai) associé à un atelier.

Où le trouver ​

Dashboard > Quotidien > Planning
➡️ Ouvrir l’atelier > Modifier formats de vente

Alternative : Cours / Ateliers / Stages (depuis la fiche atelier)

Étapes simples ​

  1. Ouvrir l’atelier concerné > Modifier formats de vente
  2. Ajouter / modifier / supprimer le format marqué Cours d’essai
  3. Enregistrer puis vérifier côté élèves (planning participant) + contrôler les places

À retenir ​

  • Un cours d’essai = un format de vente avec l’option Cours d’essai cochée.
  • Pour être réservable, le format doit être publié (pas en brouillon) et avoir un tarif (si votre configuration l’exige).
  • Les places sont la cause n°1 des soucis : évitez de “prendre” toutes les places de l’année avec l’essai.

1) Ajouter un cours d’essai ​

Créer un format de vente “Cours d’essai” ​

  1. Dans Planning, ouvrez l’atelier concerné
  2. Cliquez sur Modifier formats de vente
  3. Cliquez sur + Ajouter un format de vente
  4. Renseignez :
    • Nom (ex. Lundi 18:30 — Cours d’essai)
    • Horaire / durée
    • Tarif (si applicable)
    • Places en vente
  5. Cochez l’option Cours d’essai
  6. Cliquez sur Sauvegarder

Besoin d’aide sur les formats ?
Créer les formats de vente de mon atelier

Option : préparer sans rendre visible ​

Si vous souhaitez préparer votre cours d’essai avant ouverture :

  • activez Brouillon sur le format (non visible / non réservable côté élèves)

2) Modifier un cours d’essai ​

Pour changer un horaire, une durée, un tarif ou des places :

  1. Ouvrez l’atelier > Modifier formats de vente
  2. Sur le format Cours d’essai : 3 petits points > Modifier
  3. Faites vos changements
  4. Sauvegardez

3) Supprimer un cours d’essai ​

Pour retirer un cours d’essai du planning :

  1. Ouvrez l’atelier > Modifier formats de vente
  2. Sélectionnez le format Cours d’essai
  3. 3 petits points > Supprimer
  4. Confirmez

✅ Cela supprime le cours d’essai sans supprimer l’atelier.

4) Gérer l’accès aux cours d’essai (politique) ​

Vous pouvez limiter l’utilisation des cours d’essai depuis :

Ma structure > Politique Cours d’essai

Vous pouvez :

  • limiter le nombre de cours d’essai par participant et par saison (ex. 2 max)
  • limiter à 1 cours d’essai par participant, par cours (1 essai max pour un même cours)

Ajoutez vos captures d’écran ici : écran “Politique Cours d’essai” + exemple de limitation.

✅ Vérifier que c’est OK ​

  • Côté admin : le format “Cours d’essai” est bien présent, publié (pas brouillon) et les places sont cohérentes
  • Côté élèves : dans Planning côté participant, je vois le cours d’essai et je peux réserver
  • Côté règles : la politique (limites) fonctionne comme prévu (si activée)

Erreurs fréquentes (et comment les éviter) ​

  • Le cours d’essai n’apparaît pas → format en brouillon ou option Cours d’essai non cochée
  • Plus de place pour l’inscription annuelle → trop de places allouées au format “Cours d’essai”
  • Réservation impossible → format non publié / tarif manquant / limite de politique atteinte

Bonnes pratiques ​

Éviter le surbooking : répartir les places ​

Si vos essais sont réservables en ligne, évitez de mettre toutes vos places “dans l’essai”.

Exemple (capacité salle = 30) :

  • 20 places pour l’année (inscriptions annuelles)
  • 10 places pour les cours d’essai

Ainsi, les essais restent possibles sans bloquer les inscriptions annuelles.

Pour ajuster les capacités :
Modifier mes places en vente

Recommandation de nomenclature ​

Utilisez un nom explicite et stable :

  • Jour Heure — Cours d’essai
    ex. Lundi 18:30 — Cours d’essai

Dépannage rapide ​

  • Je ne vois pas le cours d’essai dans le planning

    • Le format est-il hors brouillon ?
    • L’option Cours d’essai est-elle cochée ?
    • Les dates/horaire sont-ils corrects ?

  • Les places se remplissent trop vite

    • Diminuez les places du format “Cours d’essai”
    • Gardez un quota pour l’année (voir Bonnes pratiques)

  • Impossible de réserver

    • Le format est-il publié ?
    • La politique cours d’essai bloque-t-elle la réservation (limite atteinte) ?
    • Le tarif est-il bien sélectionné (si requis) ?

À lire ensuite ​