Suivre les impayés de mes élèves
En bref
Viviarto propose un suivi en temps réel des paiements en ligne (CB / SEPA) et met en avant les impayés lorsqu’un prélèvement est rejeté.
Depuis l’onglet Impayés, vous identifiez la cause, contactez l’élève, puis décidez de la régularisation (nouvelle date, paiement sur place, statut “abandonné”…).
Où le trouver
Dashboard > Finances > Impayés
➡️ puis ouvrir la fiche impayée de l’élève
Étapes simples
- Ouvrir Finances > Impayés et accéder à la fiche impayée pour connaître la raison
- Contacter l’élève et choisir une solution (nouveau moyen, nouvelle date, paiement sur place, abandon)
- Mettre à jour le contrat : repositionner le prélèvement (si accord) ou modifier le statut de l’impayé
À retenir
- Un impayé apparaît le plus souvent après un rejet de prélèvement (fonds insuffisants, rejet banque, opposition…).
- Viviarto envoie une notification à l’élève et à la structure avec la raison quand elle est fournie par la banque.
- Aucune nouvelle tentative n’est déclenchée automatiquement sans votre action.
- Avant de relancer un prélèvement, obtenez l’accord de l’élève (idéalement écrit).
Quand l’onglet “Impayés” est-il utile ?
Dès qu’un paiement en ligne (CB/SEPA) est rejeté : l’impayé vous permet de :
- voir qui est concerné
- comprendre la raison du rejet
- décider d’une action de régularisation
- garder un historique si l’élève ne réglera pas
Que se passe-t-il en cas d’impayé ?
- Viviarto notifie l’élève et l’école.
- La notification indique la raison du rejet quand elle est connue.
- Vous pouvez retrouver cette raison dans la fiche impayée (notes associées au paiement).
Comprendre pourquoi le prélèvement a été rejeté
- Allez dans Finances > Impayés en ligne
- Ouvrez la fiche impayée de l’élève
Dans la fiche impayée, la raison apparaît dans : Notes associées au paiement (avec un code/référence).
À savoir
Les “Notes associées au paiement” apparaissent souvent aussi en haut du contrat de l’élève.
Que faire ensuite ? (choisir une solution)
Une fois la cause identifiée, contactez l’élève et convenez d’un mode de régularisation :
Option A — L’élève met à jour son moyen de paiement
- nouvelle carte bancaire (perte/vol/expiration)
- nouveau mandat SEPA (changement souhaité)
Limite importante
Si l’élève avait choisi CB, il ne pourra pas basculer en SEPA (et inversement) : il doit rester sur le type de paiement initial.
Option B — Définir une nouvelle date de prélèvement
Utile si l’élève n’avait pas assez de fonds à la date prévue.
Option C — Paiement sur place
L’élève règle directement auprès de vous (chèque, espèces, etc.).
Dans ce cas, vous transformez le prélèvement en paiement direct (suivi contrat).
➡️ Guide : Annuler ou modifier les prélèvements futurs de mes élèves
Option D — L’élève ne règlera jamais (abandon / contentieux)
Ne supprimez pas l’historique : modifiez le statut de l’impayé.
Rappel
Viviarto ne déclenche jamais de nouvelle tentative sans instruction de votre part.
Le délai mentionné dans la notification sert surtout à encourager l’élève à réagir.
Redéclencher (repositionner) un prélèvement impayé
Pour redéclencher un paiement, passez par le contrat de l’élève.
Vigilance
Avant de repositionner un prélèvement, assurez-vous d’avoir contacté l’élève et obtenu son accord (idéalement écrit).
- Ouvrez la fiche contrat de l’élève (onglet Paiements)
- Sur la ligne de l’impayé : 3 petits points > Modifier date
- Choisissez une nouvelle date de prélèvement
➡️ Pour plus de détails :
Annuler ou modifier les prélèvements futurs de mes élèves
Cas particulier : impayé lié à une modalité “date fixe”
Il est possible qu’un impayé apparaisse si une date de modalité de paiement est antérieure à la date d’inscription (cas des modalités à date fixe).
Dans ce cas, modifiez la date problématique en accord avec le payeur pour régulariser l’échéance.
Frais de rejet : point d’attention
Les frais de rejet peuvent être inclus dans la nouvelle tentative (selon votre paramétrage et vos CGV).
Si vous ne souhaitez pas les appliquer pour un élève en particulier, contactez le support.
✅ Vérifier que c’est OK
- La raison du rejet est identifiée (notes)
- Une solution est choisie (date / paiement sur place / statut)
- Le contrat est cohérent (paiements à venir mis à jour si nécessaire)
- L’impayé n’est plus “en attente” si le cas est réglé, ou le statut est mis à jour si abandon
Erreurs fréquentes (et comment les éviter)
Je relance sans prévenir l’élève
- risque de litige : demandez un accord (écrit si possible)
Je ne trouve pas la raison
- ouvrez la fiche impayée et regardez “Notes associées au paiement”
Je veux encaisser sur place mais je laisse l’échéancier en ligne
- basculez correctement via :
Annuler ou modifier les prélèvements futurs de mes élèves
- basculez correctement via :
Bonnes pratiques
- Traitez les impayés rapidement (appel + SMS/email dans la foulée).
- Standardisez un process : raison → contact → solution → mise à jour → suivi.
- Gardez une trace d’accord pour toute relance de prélèvement.
- Utilisez le changement de statut pour conserver l’historique en cas d’abandon.
Dépannage rapide
Je ne vois pas l’impayé
- vérifiez que vous êtes dans Finances > Impayés et la bonne saison (si applicable)
Je ne sais pas comment repositionner
- allez dans Contrat > Paiements et utilisez Modifier date
Je veux passer en paiement sur place