Paramétrage du logiciel en autonomie
En bref
Ce guide vous accompagne pas à pas dans les réglages essentiels pour bien démarrer sur Viviarto : page de présentation, paiements, tarifs, planning et mise en ligne.
Suivez l’ordre recommandé pour gagner du temps et éviter les oublis avant l’ouverture des inscriptions.
Où le trouver
Dashboard > Paramétrage > Guides
Étapes simples
- Créez votre saison et préparez les paramètres de base (paiements, tarifs, calendrier)
- Créez votre planning (ateliers + dates + formats de vente) puis complétez (formulaires, lieux, réductions, licences…)
- Publiez vos activités et connectez votre planning à votre site Internet
Avant de commencer : Saison & organisation
Avant de paramétrer, il est conseillé de :
- créer votre première saison, ou
- suivre la procédure de changement de saison (si vous utilisiez déjà Viviarto)
Cela vous permet d’organiser correctement votre tableau de bord.
➡️ Tutoriel : Gérer vos Saisons et Archives.
1. Modifier ma page de présentation
Votre page de présentation est la page d’accueil visible par vos élèves/adhérents : ils y accèdent pour consulter et réserver vos activités.
- Cliquez sur l’icône “+” à côté du nom de votre structure
- Cliquez sur le petit crayon 🖉 à côté de Ma structure pour ouvrir la page et la modifier
➡️ Tutoriel : Modifier sa page école
2. Choisir mes moyens de paiement
La sélection des moyens de paiement se fait dans : Paramétrage > Moyen de paiement
- Cliquez sur Ajouter un moyen de paiement
- Cochez les moyens de paiement que vous souhaitez proposer (à gauche de chaque option)
➡️ Tutoriel : Choisir mes moyens de paiement
3. Créer toutes mes modalités de paiement
Les modalités de paiement (paiement en 1 fois, en plusieurs fois, échéanciers, etc.) se créent dans : Paramétrage > Modalité de paiement
- Cliquez sur Ajouter une modalité
- Configurez les modalités à proposer à vos élèves/adhérents
➡️ Tutoriel : Créer toutes mes modalités de paiement
4. Créer tous mes tarifs
Les tarifs se créent dans : Paramétrage > Tarifs
- Cliquez sur + Ajouter un tarif
- Créez tous les tarifs nécessaires (annuel, trimestre, stage, carte, essai, etc.)
➡️ Tutoriel : Créer tous mes tarifs
5. Créer un calendrier de référence
Le calendrier de référence permet de planifier vos jours ouvrés (et éventuellement exclure vacances/jours off) afin de simplifier la création des dates d’ateliers.
Chemin : Paramétrage > Calendrier de référence
➡️ Tutoriel : Créer un calendrier de référence
6. Créer vos ateliers (planning)
La création de vos ateliers se fait dans : Quotidien > Planning
Si vous n’êtes pas nouveau sur Viviarto
Vous pouvez préparer la nouvelle saison en dupliquant vos ateliers :
Créer votre planning pour la saison prochaine en dupliquant les ateliers de votre saison actuelle
6a. Paramétrer les informations principales de mon atelier
- Cliquez sur Créer un atelier
- Renseignez les champs principaux (titre, saison, niveau/âge, activité, lieu, description…)
➡️ Tutoriel : Paramétrer les informations principales de mon atelier
6b. Ajouter des dates à mon atelier
- Après sauvegarde, vous arrivez sur l’onglet des dates
- Cliquez sur Ajouter des dates, remplissez les infos
- Pour les ateliers à l’année, pensez à cocher Prendre en compte le calendrier de référence
➡️ Tutoriel : Ajouter des dates à mon atelier
6c. Créer les formats de vente de mon atelier
Un format de vente définit comment vos séances sont vendues : annuel, unité, stage, cours d’essai, etc.
Créez autant de formats que de modes de réservation souhaités.
➡️ Tutoriel : Créer les formats de vente de mon atelier
7. Personnaliser mes formulaires d’inscription
Chemin : Paramétrage > Formulaire d’inscription
- Cliquez sur Ajouter un formulaire
- Cliquez sur Ajouter/Supprimer un champ
- Sélectionnez les champs, cliquez sur Ajouter
- Définissez s’ils sont obligatoires et ajoutez une description si besoin
➡️ Tutoriel : Personnaliser mes formulaires d’inscription
8. Ajouter un lieu à mon atelier
Les lieux se gèrent dans : Paramétrage > Lieux
Cela permet notamment aux élèves de filtrer par lieu, surtout si vous proposez des ateliers dans plusieurs endroits.
➡️ Tutoriel : Ajouter un lieu à mon atelier
9. Ajouter des codes de réduction
Chemin : Paramétrage > Code de réduction
Vous pouvez créer des promotions en :
- montant fixe
- pourcentage
➡️ Tutoriel : Mes codes de réduction
10. Créer une adhésion / licence
Créer une adhésion ou une licence vous aide à suivre précisément votre nombre d’adhérents / licenciés.
Chemin : Paramétrage > Produits complémentaires
➡️ Tutoriels :
11. Créer vos professeurs (planning formateurs)
Cela vous permet d’associer un ou plusieurs formateurs/intervenants/professeurs à vos activités, pour une meilleure organisation interne (et éventuellement l’affichage côté élèves).
Chemin : Paramétrage > Planning formateur
➡️ Tutoriel : Planning formateurs
12. Mettre en ligne mes activités (publier / brouillon)
- Dans Planning, cliquez sur Activer / Désactiver brouillons (en haut / à droite)
- Décochez les lignes à publier
- Descendez en bas et cliquez sur Sauvegarder
- Si vous utilisez des cartes de cours, restez dans la fenêtre, ouvrez l’onglet EPASS et faites la même opération
- Fermez la fenêtre puis cliquez sur Voir la page côté élève/adhérent pour vérifier
13. Connecter votre planning d’activités à votre site Internet
- Allez dans Planning
- Cliquez sur Voir la page côté élève/adhérent
- Copiez l’URL et intégrez-la à votre site (ex. derrière un bouton Inscription)
➡️ Tutoriel : Connecter votre planning d'activités à votre site Internet
Bonnes pratiques
- Suivez l’ordre recommandé : paiements → tarifs → calendrier → ateliers → dates → formats de vente.
- Avant publication, testez en navigation privée et sur mobile.
- Utilisez Brouillon pour préparer vos formats sans ouvrir les inscriptions trop tôt.
- Créez un calendrier de référence “propre” (sans vacances) pour éviter de supprimer beaucoup de dates ensuite.
Dépannage rapide
Je ne vois rien côté élèves
- Vérifiez que vos ateliers ont : dates dans le futur + formats de vente + tarifs
- Vérifiez que les formats ne sont pas en Brouillon
Le planning n’est pas dans la bonne saison
- Vérifiez la saison sélectionnée sur vos ateliers et le calendrier de référence associé
Les paiements/échéances ne s’affichent pas
- Vérifiez vos moyens de paiement et vos modalités de paiement