Ajouter / Supprimer une réservation sur un Epass
En bref
Depuis le contrat d’un élève, vous pouvez ajouter une réservation liée à son Epass ou annuler une réservation existante.
C’est utile pour corriger une erreur, aider un élève, ou ajuster une réservation (dans la limite des crédits et des règles de votre structure).
Où le trouver
Accès recommandé : Finances > Suivi des paiements > élève > Achats
Accès alternatif (selon votre organisation) : Dashboard > Gestion > Participants (puis accéder au contrat)
Étapes simples
- Ouvrir le contrat de l’élève : Suivi des paiements > Achats
- Sur la ligne Epass : 3 petits points > Ajouter une réservation / Consulter-Annuler
- Sélectionner le cours + format + date (si ajout) ou confirmer l’annulation (si suppression)
À retenir
- Un Epass est une carte multi-cours (crédits) permettant de réserver des séances à l’unité.
- Avant d’ajouter une réservation :
- vérifiez que l’élève a encore des crédits
- vérifiez que le cours est bien éligible à cet Epass
- Une annulation est appliquée immédiatement après confirmation (selon votre interface).
Qu’est-ce qu’un Epass ?
Un Epass est une carte achetée auprès d’une école donnant accès à plusieurs cours (une ou plusieurs disciplines).
L’élève utilise ensuite ses crédits pour réserver des séances à l’unité, sur une liste définie par votre établissement.
Accéder au contrat (Achats)
Pour ajouter ou supprimer une réservation Epass, passez par le contrat.
Méthode recommandée :
- Allez dans Finances > Suivi des paiements
- Recherchez l’élève
- Cliquez sur les 3 petits points à côté de son nom
- Cliquez sur Achats
Autres accès possibles :
- Recherche globale (haut du tableau de bord) > fiche acheteur > 3 petits points sur la réservation > Achats
Ajouter une réservation sur un Epass
- Dans Achats, repérez la ligne Epass
- Cliquez sur les 3 petits points à côté de l’Epass
- Cliquez sur Ajouter une réservation
- Sélectionnez :
- l’atelier
- le format souhaité
- Cliquez sur Sauvegarder
Astuce
Vous pouvez consulter les réservations d’un Epass à tout moment :
3 petits points (sur la ligne Epass) > Consulter/Annuler une réservation.
Supprimer (annuler) une réservation sur un Epass
- Dans Achats, sur la ligne Epass : 3 petits points
- Cliquez sur Annuler
- Cliquez sur Confirmer annulation
- L’annulation est appliquée immédiatement.
✅ Vérifier que c’est OK
- La réservation apparaît (ou disparaît) dans l’historique de l’Epass
- Le décompte de crédits est cohérent après l’action
- L’élève retrouve la réservation (ou l’annulation) côté “Mon compte” si applicable
Erreurs fréquentes (et comment les éviter)
Je ne vois pas “Ajouter une réservation”
- vérifiez que vous êtes bien sur la ligne Epass dans Achats
Le cours n’apparaît pas dans la liste
- le cours/format n’est peut-être pas éligible à cet Epass (association côté paramétrage)
L’élève n’a plus de crédits
- vérifiez le solde avant d’ajouter une réservation
Bonnes pratiques
- Avant d’ajouter une réservation, vérifiez :
- crédits restants
- date sélectionnée
- éligibilité du cours à cet Epass
- En cas de correction “support”, notez (en interne) la raison de la modification si vous avez un champ de notes.
- Si vous faites souvent ce type d’ajustements, vérifiez votre paramétrage Epass (formats à l’unité, règles de réservation).
Dépannage rapide
Je ne retrouve pas l’élève
- passez par Finances > Suivi des paiements et utilisez la recherche
La réservation ne s’ajoute pas
- vérifiez crédits + éligibilité cours/format
- testez sur un autre format éligible
Je dois comprendre le parcours côté élève