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Gérer vos Saisons et Archives ​

En bref ​

Les Saisons permettent de séparer proprement vos données (planning, inscrits, paiements, stats) d’une année à l’autre.
Ce guide explique comment créer une nouvelle saison, préparer vos éléments, puis archiver la saison précédente sans mélanger les inscriptions.

Avant de commencer (important) ​

✅ Une nouvelle saison se prépare dans une saison “Brouillon”.
❌ Ne faites jamais “juste ajouter des dates” sur les ateliers de la saison précédente : vos données seront mélangées (inscriptions / stats / exports).

Si vous êtes pressé : suivez la section “Checklist changement de saison” ci-dessous.

Checklist changement de saison (la méthode recommandée) ​

1) Renommer la saison actuelle ​

Renommez “Saison en cours” en un nom explicite (ex. Saison 2025–2026) pour éviter les erreurs.

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2) Créer la nouvelle saison (en Brouillon) ​

Créez la nouvelle saison en Brouillon : tout ce que vous y créez reste invisible côté élèves tant que vous ne la passez pas en “Visible”.

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3) Demander à Viviarto de changer la “saison de référence” ​

Pour pouvoir archiver correctement, envoyez un email à : [email protected]
Objet conseillé : Changement de saison de référence
À inclure :

  • le nom exact de la nouvelle saison
  • le nom exact de la saison actuelle à archiver

4) Recréer les éléments “liés à une saison” dans la nouvelle saison ​

Dans la nouvelle saison, recréez :

  • moyens de paiement
  • modalités de paiement
  • tarifs
  • codes de réduction
  • Epass
  • produits complémentaires (adhésion/licence, etc.)

Guides utiles :

5) Préparer le planning de la nouvelle saison ​

Deux options :

  • recréer vos ateliers “de zéro”
  • ou dupliquer ceux de la saison actuelle (recommandé pour gagner du temps)

Rappel : ne pas ajouter les dates de la nouvelle année dans les ateliers de l’ancienne saison.

6) Gérer les statuts (moment clé) ​

  • Passez l’ancienne saison en Archive quand vous ne voulez plus qu’elle soit réservable.
  • Passez la nouvelle saison en Visible quand vous ouvrez les inscriptions.

Si vous souhaitez laisser quelques cours de l’ancienne saison réservables, vous pouvez la laisser “Visible” temporairement, puis archiver plus tard.

Comprendre les statuts d’une Saison ​

  • Brouillon : vous préparez la saison, invisible côté élèves.
  • Visible : les activités de cette saison peuvent être réservées (si les formats ne sont pas en brouillon).
  • Archive : la saison n’est plus réservable, mais toutes les données restent consultables (contrats, paiements, factures, etc.).

Note : une saison “Visible” ne rend pas automatiquement les ateliers réservables si leurs formats de vente sont en Brouillon.

Ce qui est lié à une saison… et ce qui ne l’est pas ​

Éléments “transverses” (utilisables sur plusieurs saisons) ​

Ces éléments ne sont pas attachés à une saison unique :

  • calendrier de référence
  • formulaires d’inscription
  • planning formateurs
  • lieux

Éléments “liés à une saison” (à recréer chaque année) ​

  • moyens de paiement
  • modalités de paiement
  • tarifs
  • Epass
  • codes de réduction
  • produits complémentaires

Archiver une saison (quand tout est prêt) ​

  1. Ouvrez votre liste de saisons
  2. Modifiez la saison concernée
  3. Passez son statut à Archive
  4. Sauvegardez

Une saison archivée :

  • conserve toutes les données (participants, contrats, paiements, factures…)
  • n’empêche pas les paiements futurs (s’ils existaient déjà)

Le planning d’activités de la saison archivée peut ne plus être affiché : si besoin, repassez temporairement la saison en “Visible” pour consulter son planning, puis remettez “Archive”.

Consulter une autre saison / une archive ​

Vous pouvez changer la saison affichée depuis le sélecteur en haut du menu latéral (en haut à gauche).

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Bonnes pratiques ​

  • Créez toujours la nouvelle saison en Brouillon, puis basculez en “Visible” au moment de l’ouverture.
  • Renommez vos saisons avec un format constant : 2025–2026, 2026–2027, etc.
  • Planifiez un “moment bascule” : tests + navigation privée + vérification du planning côté participant avant de rendre visible.
  • Gardez une check-list interne : tarifs, modalités, formulaires, lieux, profs, planning, formats, brouillons.

Dépannage rapide ​

  • Je ne peux pas archiver la saison précédente

    • Vérifiez que Viviarto a bien changé la saison de référence (email à [email protected]).

  • Mes cours de la nouvelle saison ne sont pas visibles

    • Vérifiez : saison en “Visible” + formats de vente non “Brouillon” + dates futures + tarifs associés.

  • Mes données semblent mélangées

    • Vérifiez que vous n’avez pas ajouté des dates de nouvelle saison sur des ateliers de l’ancienne saison.

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