Créer un avoir
En bref
Créer un avoir permet de conserver une trace officielle d’un remboursement ou d’un ajustement (trop-perçu, correction de paiement, changement de saison, etc.).
Dans Viviarto, un avoir se crée à partir d’une facture déjà émise : on génère un devis d’avoir, puis on le facture (il devient non modifiable).
Où le trouver
Dashboard > Finances > Factures et avoirs
Accès rapide depuis un élève : Finances > Suivi des paiements > élève > Factures & Avoirs
Étapes simples
- Ouvrir la fiche Factures & Avoirs de l’élève et sélectionner la facture concernée
- Créer un devis d’avoir, vérifier les informations et ajuster les lignes si besoin
- Facturer le devis pour créer l’avoir définitif, puis contrôler le suivi des avoirs
À retenir
- Un avoir ne peut être créé que s’il existe déjà une facture.
- L’avoir ne remplace pas la facture initiale : il apparaît comme une nouvelle ligne.
- Une fois “facturé”, l’avoir est figé (non modifiable).
- Si vous ne souhaitez avoir qu’une partie, supprimez les lignes non concernées dans le devis d’avoir.
Pré-requis : avoir une facture
Un avoir ne peut être généré qu’après émission d’une facture.
Guide : Faire des factures à mes inscrits
Créer un avoir (pas à pas)
1) Accéder à “Factures & Avoirs” pour l’élève
Si vous n’êtes pas déjà dans la page :
- Allez dans Finances > Suivi des paiements
- Recherchez l’élève
- Cliquez sur les 3 petits points à côté du nom
- Cliquez sur Factures & Avoirs
2) Générer un devis d’avoir
- Sur la facture concernée : 3 petits points
- Cliquez sur Ajouter un devis d’avoir
Un popup s’ouvre : vous pouvez vérifier et ajuster les sections suivantes.
Informations à vérifier
- Informations organisateur
- issues de Mentions légales / Modifier informations
- pour corriger : cliquez sur Modifier information (à gauche)
- Acheteur (Nom / Prénom)
- par défaut : infos du contrat
- modifiable si besoin (selon vos règles)
- Adresse / Code postal / Ville
- sans adresse, vous ne pouvez pas éditer le devis ni l’avoir
- Objet
- modifiable : il doit être représentatif de la prestation
- Date d’émission
- par défaut : date du jour (à adapter si nécessaire en respectant le cadre légal)
Avoir partiel
Si vous souhaitez créer un avoir seulement pour une partie, supprimez les produits non concernés (icône corbeille).
Bon à savoir
L’avoir ne remplace pas la facture déjà générée : cela crée une nouvelle ligne.
3) Ajuster le devis (si besoin)
Vous pouvez modifier le devis en cliquant sur les 3 petits points en face du devis, puis Modifier.
4) Figer le devis en avoir (facturer)
Quand le devis est conforme :
- Cliquez sur les 3 petits points du devis
- Cliquez sur Facturer
- Confirmez
⚠️ Une fois facturé, l’avoir n’est plus modifiable.
Suivre mes avoirs
Dans Factures / Avoirs aux inscrits, vous pouvez trier par Statut pour faire remonter les avoirs.
Cela vous aide à identifier les élèves pour lesquels vous pouvez appliquer des réductions en lien avec ces avoirs.
✅ Vérifier que c’est OK
- L’avoir apparaît comme une nouvelle ligne dans Factures & Avoirs
- Les informations (organisateur, acheteur, adresse, objet, date) sont correctes
- Le montant de l’avoir correspond bien au remboursement/ajustement attendu
- Le statut est cohérent (devis vs facturé)
Erreurs fréquentes (et comment les éviter)
Je ne peux pas créer d’avoir
- aucune facture n’a été émise (il faut d’abord facturer)
Je ne peux pas éditer le devis
- adresse manquante (acheteur non renseigné)
Je me suis trompé après “Facturer”
- l’avoir est figé : vérifiez toujours le devis avant de facturer
Je ne veux rembourser qu’une partie
- supprimez les lignes inutiles dans le devis (corbeille)
Bonnes pratiques
- Standardisez l’objet : “Avoir – Saison AAAA/AAAA – Motif (trop-perçu / annulation / ajustement)”.
- Vérifiez systématiquement l’adresse de l’acheteur avant de facturer.
- Faites l’avoir “au plus proche” de la facture initiale (mêmes lignes) puis retirez ce qui n’est pas concerné.
- Avant de figer, relisez : montant + destinataire + date.
Dépannage rapide
Je ne retrouve pas “Factures & Avoirs”
- passez par Finances > Suivi des paiements > élève > Factures & Avoirs
L’adresse est vide
- mettez à jour l’adresse de l’acheteur (selon votre process) puis recommencez
Je dois corriger un devis
- 3 petits points sur le devis > Modifier