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Modifier les prélèvements futurs de mes élèves ​

En bref ​

Ce module permet de modifier les prélèvements à venir d’un élève (date, moyen de paiement, montant) lorsqu’il vous demande un ajustement.
Attention : une erreur sur un échéancier peut entraîner une perte financière. Prenez toujours le temps de vérifier avant de valider.

Où le trouver ​

Dashboard > Finances > Suivi des paiements
➡️ Rechercher l’élève > 3 petits points > Achats > onglet Paiements > Modifier paiements

Étapes simples ​

  1. Ouvrir le contrat de l’élève via Finances > Suivi des paiements > Achats
  2. Aller dans Paiements puis Modifier paiements
  3. Ajuster (méthode / date / montant / ajout d’échéance) puis enregistrer et vérifier l’échéancier

À retenir ​

  • Vous modifiez uniquement les prélèvements futurs (les prélèvements passés ne sont pas modifiables de la même façon).
  • Après modification, vérifiez toujours :
    • le total du contrat
    • la somme des échéances
    • les moyens de paiement par ligne
  • Si vous faites un paiement mixte (en ligne + sur place), pensez à enregistrer aussi le paiement sur place.

Accéder au contrat (onglet Achats) ​

Méthode recommandée :

  1. Finances > Suivi des paiements
  2. Recherchez l’élève
  3. 3 petits points > Achats

Autres accès possibles :

  • Recherche globale (haut du tableau de bord) > fiche acheteur > 3 petits points sur la réservation > Achats

Modifier les prélèvements (échéancier) ​

Une fois dans Achats :

  1. Ouvrez l’onglet Paiements
  2. Cliquez sur Modifier paiements
  3. Modifiez les lignes nécessaires, puis enregistrez

Vigilance
Soyez particulièrement attentif : une mauvaise date, un mauvais montant ou une mauvaise méthode peut créer un écart de paiement.

Cas 1 — Modifier le moyen de paiement des prélèvements futurs ​

Exemples : l’élève souhaite passer de SEPA à CB, ou inversement (selon vos moyens disponibles).

  1. Ouvrez Modifier paiements
  2. Cliquez sur Modifier paiement
  3. Dans la colonne Méthode, cliquez sur Moyen de paiement
  4. Sélectionnez le moyen souhaité
  5. Enregistrez

Cas 2 — Modifier la date de paiement d’une échéance ​

Exemples : l’élève demande de décaler un prélèvement au 10 du mois au lieu du 3.

  1. Ouvrez Modifier paiements
  2. Dans la colonne Date de paiement, modifiez la date de l’échéance concernée
  3. Enregistrez

Fonctions utiles dans l’échéancier ​

Vous pouvez aussi :

  • définir un moyen de paiement par échéance (colonne Méthode)
  • ajouter une échéance via + Ajouter
  • modifier une échéance existante ligne par ligne

Cas 3 — Fractionner une échéance (paiement mixte : en ligne + sur place) ​

Situation : l’élève devait être prélevé en ligne, mais vous encaissez une partie sur place (chèque, espèces, ANCV…), et vous devez réduire le prélèvement prévu.

Exemple ​

Cours annuel : 150 € en 3 prélèvements SEPA (50 € / 50 € / 50 €).
Avant le 1er prélèvement, l’élève vous règle 20 € sur place (ANCV).
➡️ Vous réduisez le 1er prélèvement de 50 € à 30 € et vous ajoutez une ligne “paiement sur place” de 20 €.

Procédure ​

  1. Finances > Suivi des paiements > recherchez l’élève
  2. 3 petits points > Achats
  3. Onglet Paiements > Modifier paiements
  4. Modifiez le montant de l’échéance future (en déduisant le paiement sur place)
  5. Ajoutez une ligne correspondant au paiement sur place (montant encaissé)
  6. Enregistrez

⚠️ Ensuite, pensez à enregistrer le paiement sur place encaissé :

✅ Vérifier que c’est OK ​

  • Le total du contrat = somme des lignes (échéancier + paiements sur place)
  • Les échéances futures affichent les bonnes dates et le bon moyen de paiement
  • Aucun montant n’a été “perdu” (écart entre total attendu et total planifié)
  • Si paiement sur place : le paiement est bien enregistré dans le module dédié

Erreurs fréquentes (et comment les éviter) ​

  • Le total ne correspond plus

    • Vérifiez que la somme des échéances = total du contrat
    • Vérifiez qu’aucune ligne n’a été supprimée par erreur

  • Le paiement sur place n’apparaît pas

    • Vous avez modifié l’échéancier mais vous n’avez pas enregistré le paiement sur place dans le module dédié

  • Je ne vois pas “Modifier paiements”

    • Vérifiez que vous êtes bien dans Achats > Paiements
    • Vérifiez vos droits d’accès (si plusieurs profils)

Bonnes pratiques ​

  • Faites une capture (ou notez les montants) avant modification pour comparer après.
  • Modifiez une chose à la fois (date, puis méthode, puis montant) et vérifiez entre chaque.
  • Si vous ajoutez un paiement sur place, enregistrez-le immédiatement pour éviter les oublis.
  • En cas de doute, évitez les “gros changements” : faites une modification simple ou contactez le support.

Dépannage rapide ​

  • Les montants semblent incohérents après modification

    • Recontrôlez total contrat vs somme des échéances
    • Vérifiez que vous n’avez pas modifié une échéance passée
    • Si besoin, restaurez la logique (répartition) puis recommencez

  • Je ne trouve pas l’onglet Paiements

    • Passez par Finances > Suivi des paiements > Achats, puis cherchez Paiements

  • Paiement mixte : je ne sais pas où enregistrer le paiement sur place

À lire ensuite ​