Enregistrer le paiement sur place de mes élèves (chèques, chèques vacances, espèces, …)
En bref
Un élève paie sur place (chèque, espèces, ANCV, virement, TPE…) : vous pouvez enregistrer le règlement dans Viviarto pour que le contrat et vos tableaux financiers soient à jour.
Vous pouvez aussi répartir un paiement sur plusieurs contrats (ex. famille) et distinguer Encaissement vs Décaissement (remboursement).
Où le trouver
Dashboard > Quotidien > Paiement sur place
Étapes simples
- Ouvrir Paiement sur place et rechercher l’acheteur (nom/prénom/email)
- Cliquer sur Créer paiement sur place (ou Ajouter un paiement sur place)
- Renseigner les infos (moyen, statut, montant, dépôt…) puis lier le paiement au(x) contrat(s) et sauvegarder
Accéder au module “Paiement sur place”
L’enregistrement des paiements sur place se fait depuis l’onglet Paiement sur place.
Une interface plus moderne permet :
- de créer/rechercher un acheteur,
- de consulter et modifier le statut de dépôt (date + bordereau),
- de filtrer par Saison en cours (acheteurs avec contrat actif sur la saison).
Avant de commencer : l’acheteur existe-t-il ?
- Si l’acheteur n’existe pas encore : créez d’abord son dossier d’inscription.
- Si l’acheteur existe déjà : vous pouvez enregistrer le paiement directement.
Cas 1 — L’acheteur n’existe pas encore
Créez d’abord le dossier d’inscription :
Enregistrer un dossier d’inscription « sur place »
Ensuite, suivez le Cas 2 ci-dessous.
Cas 2 — L’acheteur existe déjà
- Recherchez l’acheteur (nom / prénom / email)
Pas besoin d’écrire en entier : les résultats remontent en temps réel.
- Cliquez sur Créer paiement sur place
Alternative
Dans l’onglet Paiement sur place, vous pouvez aussi cliquer sur Ajouter un paiement sur place, puis sélectionner l’acheteur.
Enregistrer un paiement sur place (cas standard)
Une fois sur le formulaire :
- Choisissez le moyen de paiement : chèque, espèces, ANCV, virement, TPE, autre…
- Indiquez le statut (et la notion de dépôt si applicable)
- Renseignez la banque (utile pour chèque, virement, TPE, …)
- Renseignez le numéro du document (n° chèque, n° ANCV, référence…)
- Renseignez la date de dépôt (si applicable) et le montant
- Sélectionnez la/les réservation(s) / contrat(s) concernés
- Cliquez sur Sauvegarder le paiement
Paiement de plusieurs contrats (ex. familles)
Dans certaines familles, un seul règlement couvre plusieurs contrats.
- Recherchez l’acheteur
- Renseignez les informations du paiement (moyen, montant, etc.)
- Cochez les réservations/contrats à régler avec ce paiement
- Option : cochez Répartir le montant dans les contrats
- Viviarto répartit alors le montant de manière égale entre les contrats cochés
Attention
Si le montant d’un contrat est inférieur au montant réparti automatiquement, vous ne pourrez pas sauvegarder.
Il faudra répartir manuellement en ajustant le montant affecté à chaque contrat.
Option avancée
Si vous souhaitez conserver une répartition “inhabituelle”, vous pouvez cocher Ne pas vérifier le calcul des montants.
Enfin, cliquez sur Sauvegarder le paiement.
Encaissement / Décaissement (utile pour les remboursements)
Vous pouvez distinguer :
- Encaisser : un paiement reçu
- Décaisser : un remboursement enregistré (sortie d’argent)
Cela permet de garder un historique propre et de mettre à jour les tableaux financiers.
Modifier le statut de dépôt (en masse)
Vous pouvez modifier en masse le statut de dépôt des paiements.
- Cliquez sur Modifier statut Dépôt
- Choisissez :
- statut (Déposer / Déposé OK / Échec)
- date
- numéro de bordereau (si besoin)
- Sélectionnez une ou plusieurs lignes
- Cliquez sur Valider
Se repérer dans le tableau (filtres utiles)
Vous pouvez trier/filtrer par :
- Acheteur, Email, Téléphone
- Montant
- Encaisser/Décaisser
- Statut, Échéance dépôt
- Moyen, Banque
- Doc numéro, Bordereau n°
- Date réception, Date dépôt, Date création
- Commentaire (pratique pour noter une info de suivi)
Bonnes pratiques
- Saisissez le paiement dès réception (surtout chèques/ANCV), puis utilisez le statut de dépôt pour suivre la remise banque.
- Utilisez Doc numéro pour retrouver rapidement un chèque ou un ANCV en cas de contrôle.
- Pour les familles, cochez uniquement les contrats réellement concernés et vérifiez la répartition avant de sauvegarder.
- Utilisez Décaisser pour tracer les remboursements : vos tableaux restent cohérents (suivi des paiements, synthèse…).
Dépannage rapide
Je ne retrouve pas l’acheteur
- Essayez avec une partie du nom ou de l’email
- Vérifiez le filtre Saison en cours (il peut masquer des contrats hors saison)
Je ne peux pas sauvegarder un paiement réparti
- Un des contrats est inférieur au montant réparti automatiquement : répartissez manuellement (montants par contrat)
Le paiement n’apparaît pas dans les synthèses
- Vérifiez que vous avez bien lié le paiement au(x) contrat(s) au moment de la saisie
- Vérifiez Encaisser/Décaisser et le statut