Ajouter / Supprimer une réservation sur un Epass
En bref
Vous pouvez ajouter ou supprimer une réservation liée à un Epass pour gérer les changements de séances (ajout d’un cours, annulation d’une réservation, etc.).
L’opération se fait depuis le contrat de l’élève, sur la ligne de l’Epass.
Où le trouver
Dashboard > Finances > Suivi des paiements
➡️ Rechercher l’élève > 3 petits points > Achats (contrat)
➡️ Sur la ligne Epass : 3 petits points
À noter : l’Epass se paramètre dans Paramétrage > Epass, mais la modification des réservations se fait depuis le contrat (Achats).
Étapes simples
- Ouvrir le contrat de l’élève : Finances > Suivi des paiements > Achats
- Sur la ligne Epass : 3 petits points > ajouter ou annuler une réservation
- Sauvegarder / confirmer, puis vérifier que la réservation est bien ajoutée/supprimée
À retenir
- Un Epass est une carte de cours donnant accès à des réservations “à l’unité” sur une liste définie par votre structure.
- L’ajout/suppression se fait sur la ligne Epass du contrat (Achats), pas dans le paramétrage.
- Après modification, vérifiez :
- le nombre de réservations
- les dates concernées
- le solde de l’Epass (selon votre configuration)
Qu’est-ce qu’un Epass ?
Un Epass est une carte achetée auprès d’une école, donnant accès à plusieurs cours (souvent à l’unité) sur une liste définie par l’établissement.
Le détenteur réserve ensuite ses séances avec les crédits de sa carte.
Accéder au contrat de l’élève (Achats)
Méthode recommandée :
- Allez dans Finances > Suivi des paiements
- Recherchez l’élève
- Cliquez sur les 3 petits points > Achats
Autres accès possibles :
- Recherche globale (haut du tableau de bord) > fiche acheteur > 3 petits points sur la réservation > Achats
Ajouter une réservation sur un Epass
- Dans Achats, repérez la ligne Epass
- Cliquez sur les 3 petits points à côté de l’Epass
- Cliquez sur Ajouter une réservation
- Sélectionnez l’atelier et le format souhaité
- Cliquez sur Sauvegarder
Astuce
Vous pouvez consulter les réservations d’un Epass via : 3 petits points > Consulter/Annuler une réservation.
Supprimer une réservation sur un Epass
- Dans Achats, repérez la ligne Epass
- Cliquez sur les 3 petits points
- Cliquez sur Annuler
- Cliquez sur Confirmer annulation
✅ L’annulation est immédiate.
✅ Vérifier que c’est OK
- La réservation ajoutée apparaît bien dans Consulter/Annuler une réservation
- La réservation annulée n’apparaît plus (ou est marquée annulée, selon votre interface)
- Le solde/crédit Epass est cohérent (si affiché)
Erreurs fréquentes (et comment les éviter)
Je ne vois pas l’option “Ajouter une réservation”
- vérifiez que vous êtes sur la ligne Epass (pas sur une réservation classique)
La réservation ne semble pas s’ajouter
- vérifiez que vous avez bien cliqué sur Sauvegarder
- rafraîchissez la page et reconsultez “Consulter/Annuler une réservation”
Je ne retrouve pas l’élève
- passez par Finances > Suivi des paiements et utilisez la recherche
Bonnes pratiques
- Avant d’ajouter une réservation, vérifiez que l’Epass de l’élève est bien actif (selon vos règles).
- Utilisez “Consulter/Annuler une réservation” pour contrôler rapidement l’historique.
- Si un élève change souvent de créneau, définissez une règle interne (délais d’annulation, etc.) pour rester cohérent.
Dépannage rapide
Je n’arrive pas à accéder au contrat
- allez dans Finances > Suivi des paiements, recherchez l’élève, puis Achats
Je dois gérer un paiement sur place lié à une régularisation
- enregistrez-le via le module paiement sur place (si nécessaire selon votre situation)
À lire ensuite
- Changer un élève de cours
- Ajout ou suppression d’un produit
- Paramétrer un Epass (création / visibilité)